Ønsker digitalt byggesak- og landbruksarkiv

Kommunearkivar Peggy Andreassen

Kommunearkivar Peggy Andreassen Foto:

Vestvågøy jobber med å digitalisere det meste av arbeidsflyten i kommunen. Nå jobbes det med å utrede digitalisering av byggesak- og landbruksarkiv.

DEL

Det opplyser kommunen i en pressemelding fredag. I korte trekk betyr det at de som jobber på dokumentsenteret eller driver saksbehandling involveres i prosessen.

Utfordringene er å finne systemer og løsninger som snakker sammen. Kommunen må også bestemme seg for hvilken løsning som skal velges for at innbyggerne skal få tilgang til byggesaksarkivet, heter det i pressmeldingen.

– Byggesaksarkiver ikke unntatt innsyn, og det er ansett som forholdsvis uproblematisk å tillate fritt innsyn via en webløsning. Det vil bli gjort vurdering rundt skjerming av en del offentlige bygninger ut ifra sikkerhetshensyn, forteller kommunearkivar Peggy Andreassen.

Kommunen understreker at så langt er ingenting besluttet. Det vil til syvende og sist være opp til politikerne å vurdere om digitalisering av arkivene er kostnadsnyttig. Hvis det blir en realitet anslår kommunen at det dreier seg om 60 løpemeter med dokumenter som skal skannes.

– Et av selskapene som trolig vil være blant tilbyderne hvis digitalisering blir besluttet, og lagt ut på offentlig anbud, kommer til Leknes for å se på arkivene i neste måned. Kommuner som har digitalisert sine byggesaksarkiver erfarer at kostnadene beløper seg til mellom 12.000 og 15.000 kroner per løpemeter arkiv, heter det i pressemeldingen.

– Før digitaliseringsjobben kan sendes ut på anbud, må det foretas en arkivanalyse, og denne vil danne grunnlaget for å utarbeide en anbudsinnbydelse som gir en mest mulig korrekt beskrivelse av arkivet. Siden byggesaksarkivene er sortert på gårds- og bruksnummer, og helt unntaksvis inneholder personopplysninger, er prosessen mulig å gjennomføre såpass rasjonelt at mange kommuner velger å ta denne kostnaden, forteller kommunearkivaren.

Artikkeltags